内蒙古阿尔山旅游会议和其他地区还是有一些不太一样，阿尔山不像发达地区酒店那么多，酒店设备都很齐全，阿尔山旅游旺季酒店、

车都比较紧张，需要提前预订，一般的会议预算包括下面几个主要的方面：

1.大交通费用：

1. • 各地出发来阿尔山的交通费用--- 包括飞机、火车、大巴等大交通费用；
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   • 会议期间的小交通费用---主要是当地大巴的费用；景点到酒店；餐厅到会议场所；会所到商务交际场地的交通、
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   • 商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

2.   住宿费用：


 

阿尔山地区星级酒店很少，需提前预定；除房间费用外，还应考虑是否需要酒店提供的其他服务，如房间内是否要放置水果、

电话长途业务等等需要另付费的服务；

3.会议室费用：


 

          具体可细分为：

(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者

         黑板、油性笔、粉笔等。

 (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、

          多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意

          的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），

          否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商

         协商。

(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持

         均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将

          获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

4.餐饮费用：

         会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐

         早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，一般是含在住宿里面，不用单独另算。

 (2)、中餐及午餐

          中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而

          非由餐馆提供。

 (3)、酒水及服务费

          酒店也可提供酒水，价格一般还可以。

(4)、会场茶歇

        此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员

        费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上

        以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

         事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计

         到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

5.杂费：

        杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其
       
        他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列
        
        不可预见费用作为机动处理。

6.其他费用:

        包括阿尔山周围的考察项目，按人数、时间单独核算。


来源：www.aersly.com

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